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Le riserve e il registro di contabilità “dematerializzato”

Le riserve e il registro di contabilità “dematerializzato”

Prontuario esecuzione opere pubbliche - aggiornato al DLgs 36/2023

L’art. 7 dell’Allegato II.14 del Codice dei Contratti prevede che ” … a pena di decadenza, le riserve sono iscritte anche nel registro di contabilità all’atto della firma immediatamente successiva al verificarsi o al cessare del fatto pregiudizievole”.

Le riserve (al di là del primo documento sul quale sono eccepite) devono quindi, sempre e comunque, confluire nel Registro di Contabilità (si veda articolo del blog del 27/9/2023).

Spesso, però, sorge il problema di come allegare le riserve al predetto Registro, considerato che tale documento, nella maggiore parte dei casi, non confluisce su piattaforme interoperabili (come previsto dall’Allegato II.14), ma è trasmesso a mezzo mail all’impresa.

Al tema della riserve, sono dedicate più di 100 pagine (capitolo 4) delle 520 di cui si compone la terza edizione del “Prontuario Esecuzione Opere Pubbliche (2024)” (DEI Building): https://www.build.it/libri/lavori-pubblici/prontuario-esecuzione-opere-pubbliche

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IL REGISTRO DI CONTABILITÀ: CONTENUTO E REDAZIONE.

Il Registro di contabilità è il documento che riassume e accentra l’intera contabilizzazione dell’opera, in quanto a ciascuna quantità di lavorazioni eseguite e registrate nel libretto vengono applicati i corrispondenti prezzi contrattuali, in modo tale da determinare l’avanzamento dei lavori (sotto il profilo delle quantità eseguite e del corrispettivo maturato – art. 12, comma 1, lettera c, dell’Allegato II.14).

Il Registro di contabilità contiene, inoltre:

A) le riserve (domande) che l’Esecutore ritiene di fare;

B) le motivate deduzioni del DL sulle riserve dell’Esecutore.

ATTENZIONE

L’Allegato II.14, come il previgente DM 49/2018, non prevede per il Registro di Contabilità:

–la preventiva numerazione;

–la sottoscrizione nel frontespizio dal Responsabile Unico del Progetto;

–la numerazione e bollatura dagli Uffici del Registro ai sensi dell’art. 2215 del Codice Civile.

Ai sensi dell’art. 12, comma 10, primo periodo, dell’Allegato II.14, la contabilità lavori è effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici (piattaforme interoperabili).

L’ultimo periodo dell’art.12, comma 10, dispone, tuttavia, che nel caso di mancato utilizzo di programmi di contabilità computerizzata “… le annotazioni delle lavorazioni e delle somministrazioni sono trascritte dai libretti delle misure in apposito registro le cui pagine devono essere preventivamente numerate e firmate dal RUP e dall’Esecutore”.

Ne deriva che – in tale residuale ed eccezionale ipotesi (che va congruamente motivata e comunicata all’ANAC) – la stesura “a mano” e la preventiva numerazione e sottoscrizione del Registro da parte del RUP, costituisce ancora adempimento obbligatorio (art.12, comma 10, quarto e quinto periodo, dell’Allegato II.14).

LE RISERVE SUL REGISTRO DI CONTABILITÀ DEMATERIALIZZATO

Come indicato dall’art. 12 dell’Allegato II.14, la contabilità dovrebbe essere effettuata mediante l’utilizzo di strumenti elettronici specifici, con piattaforme, anche telematiche, interoperabili a mezzo di formati aperti.

Considerato che, ai sensi dell’art. 7 dell’Allegato II.14, le riserve devono confluire obbligatoriamente nel Registro di contabilità, le principali criticità da risolvere al momento della relativa iscrizione potrebbero, pertanto, riguardare:

  1. La mancata indicazione normativa del termine per esplicitare le riserve (i 15 giorni “soliti”);
  2. Le modalità di allegazione delle riserve al Registro di contabilità.

In relazione alle modalità di trascrizione della riserva sul Registro di contabilità, così come previsto dall’art.12, comma 1, lett. c), dell’Allegato II.14, il problema non si pone nel caso in cui la contabilità sia tenuta mediante le piattaforme telematiche interoperabili.

In molti casi, però, il Registro di contabilità viene semplicemente redatto a mezzo di programma computerizzato e trasmesso all’impresa, con mail ordinaria o con posta elettronica certificata, ai fini della sua sottoscrizione.

In questi casi ci si chiede se la riserva debba essere trascritta “a mano sul Registro di contabilità, oppure se sia sufficiente l’allegazione, al momento della trasmissione del Registro stesso, di un documento digitale contenente il testo della stessa.

Nella sostanza, secondo alcuni, l’impresa dovrebbe stampare il registro, firmare con riserva ed esplicitare “a mano” le domande sui fogli del documento stesso, scannerizzare e ritrasmettere al DL a mezzo pec.

Tale procedimento è certamente irrituale; in molti casi, inoltre, il Registro stesso non ha spazio sufficiente per accogliere l’iscrizione a mano delle domande.

Pretendere l’iscrizione a mano delle riserve su un Registro formato elettronicamente – e, peraltro, in violazione delle norme (non essendo confluito su piattaforme interoperabili) – risulterebbe, però, del tutto illogico.

Laddove gli atti contabili fossero trasmessi a mezzo mail (pec oppure posta ordinaria), pertanto, la riserva dovrebbe, più semplicemente, poter essere allegata al Registro di Contabilità e ritrasmessa alla stazione appaltante (DL e RUP) sempre mediante posta elettronica.

Al riguardo, due sentenze della Cassazione (e, in ispecie, una del 2020, molto chiara sul punto) precisano che nel caso di Registro di contabilità formato in via telematica e trasmesso a mezzo pec, la redazione ed allegazione delle riserve può avvenire nei medesimi modi nei quali è stato formato e trasmesso il Registro (formato digitale trasmesso a mezzo mail o pec).

Quindi, all’atto della trasmissione del Registro di Contabilità firmato digitalmente o graficamente, l’impresa trasmette – unitamente al Registro stesso – le proprie riserve redatte su documento digitale, allegato.

ATTENZIONE

La formulazione delle riserve deve, in ogni caso, avvenire attraverso un atto scritto di data certa.

Da ultimo, si evidenzia, altresì, l’innovativa portata delle norme sulla digitalizzazione del ciclo di vita dei contratti, secondo cui “il coordinamento, la direzione e il controllo tecnico-contabile dell’esecuzione dei contratti pubblici, possono essere svolti mediante l’utilizzo dei metodi e degli strumenti di gestione informativa digitale” (art. 1, comma 11, dell’Allegato I.9).

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