Gli atti contabili: il giornale dei lavori

Gli atti contabili in materia di lavori pubblici (da tenere in considerazione anche in materia di servizi e forniture) sono definiti in modo chiaro dalle norme. Tuttavia accade che determinati documenti non siano redatti o vi sia confusione su chi debba redigerli, custodirli e firmarli.

Tra i vari atti contabili, assume importanza fondamentale il Giornale dei lavori: documento che sovente viene dimenticato. I documenti contabili, previsti dall’art. 14 del DM 49/2018 e del del DLgs 50/2016, sono i seguenti:

1) il giornale dei lavori;

2) i libretti di misura delle lavorazioni e delle provviste;

3) le liste settimanali;

4) il registro di contabilità;

5) il sommario del registro di contabilità;

6) gli stati di avanzamento lavori;

7) il certificato di pagamento delle rate di acconto;

8) il conto finale e la relativa relazione.

 

Gli atti contabili sopra indicati possono dividersi in tre macro categorie:

In particolare, come detto, il Giornale dei lavori costituisce un documento fondamentale nella gestione corretta di un cantiere.

Innanzitutto tale documento non ha nulla a che fare con il c.d. giornale di cantiere (che gestisce e custodisce l’impresa quale proprio atto interno). Certamente per cantieri di piccole dimensioni e di breve durata, lo stesso documento potrebbe essere redatto in forma semplificata.

FINALITÀ

Il Giornale dei lavori  (documento obbligatorio) riporta in concreto la storia del cantiere e documenta in ordine cronologico, giorno per giorno, i fatti salienti della commessa.

Costituisce uno strumento essenziale per il direttore dei lavori ai fini del controllo tecnico-amministrativo della commessa.

E’ molto utile in caso di contenzioso atteso che su di esso sono registrate le circostanze e gli avvenimenti attinenti allo svolgimento dei lavori o che possono influire sulla loro realizzazione e conservazione.

Diventa, quindi,  molto importante il suo costante aggiornamento, tenendo traccia di tutto ciò che accade.

CONTENUTI

I contenuti “minimi” del giornale dei lavori sono indicati nell’art. 14 del DM 49/2018, fermo restando la possibilità (e spesso la necessità) di annotare ulteriori dati essenziali per la gestione del cantiere:

1) l’ordine, il modo e l’attività con cui progrediscono le lavorazioni.

L’annotazione indicherà, quindi, le fasi di lavori rispetto al cronoprogramma e al programma esecutivo dell’impresa; se le opere procedono regolarmente e in termini coerenti con il contratto.

Si ritiene opportuno, in ragione dei pagamenti diretti  da effettuare ai subappaltatori, indicare le parti di opere eseguite da questi ultimi (nel rispetto del contratto di subappalto ed in ragione dei nuovi obblighi intervenuti con la riforma dell’istituto).

2) la qualifica e il numero degli operai impiegati.

Tale indicazione deve riferirsi non solo all’esecutore ma, altresì, ai subappaltatori intervenuti e ai soggetti ausiliari laddove sia previsto l’avvalimento. Le informazioni riportate possono risultare utile in caso di contestazioni e riserve.

3) l’attrezzatura tecnica impiegata per l’esecuzione dei lavori;

Valgono le considerazioni di cui al precedente punto, soprattutto in caso di sospensioni illegittime o anomalo andamento dei lavori.

4) l’elenco delle provviste fornite dall’esecutore, documentate dalle rispettive fatture quietanzate, nonché quant’altro interessi l’andamento tecnico ed economico dei lavori, ivi compresi gli eventuali eventi infortunistici;

L’annotazione prevista al presente punto concerne, in generale, le informazioni di natura tecnico economico dei lavori e, anche, gli eventi infortunistici.

5) l’indicazione delle circostanze e degli avvenimenti relativi ai lavori che possano influire sui medesimi, inserendovi le osservazioni meteorologiche e idrometriche, le indicazioni sulla natura dei terreni e quelle particolarità che possono essere utili;

E’ di estrema importanza annotare fatti e circostanze che possono incidere sulla cronologia dei lavori e sul termine finale delle opere. Il tutto anche in ragione di possibili applicazione di penali o di contestazioni sull’andamento temporale dei lavori e sulle sospensioni.

6) le disposizioni di servizio e gli ordini di servizio del RUP e del direttore dei lavori;

7) le relazioni indirizzate al RUP;

Tali obblighi sono previsti dall’art. 3 del DM 49/2018 ed assumono importanza in ragione dei rapporti tra RUP e DL.

8) i processi verbali di accertamento di fatti o di esperimento di prove;

L’annotazione rileva ai sensi dell’art. 6 del DM 49/2018 in tema di accettazione dei materiali.

9) le contestazioni, le sospensioni e le riprese dei lavori;

Le informazioni su contestazioni, sospensioni e riprese dei lavori sono molto importanti sia per i possibili contenziosi e riserve sia in quanto tali eventi costituiscono elementi importanti della vita del cantiere e consentono di ricostruire l’iter contrattuale complessivo.

10) le varianti ritualmente disposte, le modifiche od aggiunte ai prezzi;

Anche tali informazioni assumono importanza ai fini della ricostruzione dell’iter di appalto. In tema di varianti, poi, assume importanza fondamentale dare evidenza delle varianti di dettaglio disposte dal DL a sensi dell’art. 8, comma 7, del DM 49/2018.

COMPILAZIONE E GESTIONE

Il Giornale dei lavori è un documento di stretta pertinenza del DL ed è suo compito sottoscriverlo e custodirlo. Tuttavia quest’ultimo (come accade spesso) delega tale incombenza ad un assistente di cantiere (direttore operativo o ispettore di cantiere – come previsto anche dall’art. 101 del Codice).

In caso di delega ai direttori operativi o agli ispettori di cantiere, il DL, comunque, verifica l’esattezza delle annotazioni sul giornale dei lavori ed aggiunge le osservazioni, le prescrizioni e le avvertenze che ritiene opportune apponendo la data e la sua firma, di seguito all’ultima annotazione dei predetti soggetti delegati (art. 14, comma 4, del DM 49/2018).

E’, infatti, onere del DL, ai sensi dell’art. 14, comma 6, del DM 49/2018 confermare o rettificare, previe le opportune verifiche, le dichiarazioni degli incaricati sottoscrivendo ogni documento contabile (la norma precisa “Il direttore dei lavori conferma o rettifica, previe le opportune verifiche, le dichiarazioni degli incaricati e sottoscrive ogni documento contabile”)

Si ritiene, quindi, importante che il DL effettui le verifiche sul contenuto del Giornale dei lavori almeno una volta a settimana.

Pur trattandosi di un documento “interno” dell’Ufficio della Direzione Lavori, per il quale non sussisterebbe l’onere di sottoscrizione da parte dell’Impresa, si consiglia che questa, a  mezzo del Direttore di cantiere, prenda atto del contenuto annotando la propria firma.